Cách sắp xếp chứng từ phổ biến nhất kế toán phải biết

Xắp xếp chứng từ kế toán đúng chuẩn mực và quy định rất quan trọng như việc bạn hạch toán và định khoản nghiệp vụ kế toán vậy vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ công việc, hạn chế tối đã sai xót, làm hỏng, mất chứng từ. Ngoài ra xắp xếp  chứng từ khoa học cũng là yêu cầu cơ bản mà kế toán nào cũng phải biết. Hãy tham khảo cách xắp xếp chứng từ khoa học do kế toán trưởng tại trung tâm kế toán Lê Ánh trình bày tại đây nhé.

>>>xem thêm: Kinh nghiệm kế toán tại công ty du lịch, tổ chức tour

Vấn đề bạn đang gặp phải là gì: Chưa biết cách xắp xếp chứng từ như thế nào, chứng từ xắp xếp không đúng quy đinh, Lúc cần tìm lại không thấy đâu, khi có thanh tra kiểm tra không tìm thấy hoặc xếp sai quy định bị phạt, không giải trình được do chưa tìm đủ giấy tờ hóa đơn.

 Chứng từ được xắp xếp theo nguyên tắc chung nhất là: Dễ thấy, dễ lấy, dễ nhìn và dễ kiểm tra.

Sau đây là một số cách sắp xếp chứng từ kế toán được sử  dụng nhiều nhất như sau.

Quy trình sắp xếp chứng từ khoa học 

I. Cách xắp xếp chứng từ theo tưng bộ chứng từ quy định

Cách 1: Sắp xếp theo thứ tự bộ chung

-          Gộp các tờ khai thuế theo quý chung lại không phân biệt từng nhóm mà tính hết tất cả những gì liên quan lại với nhau vào một bộ: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….

 -         Xếp hóa đơn đầu vào và đầu ra theo thứ tự tăng dần từng ngày giống như trình tự của tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế.

 Cách 2: Xắp xếp theo mỗi nhóm hóa đơn đầu vào

-        Trường hợp với hóa đơn có giá trị nhỏ hơn  20.000.000 thưc hiện thanh toán tiền mặt phải kẹp thêm cả các loại chứng từ thanh toán tiền mặt như: phiếu chi tiền + phiếu nhập kho

-         Nếu thanh toán với hóa đơn > 20.000.000 thực hiện qua chuyển khoản thì: Hóa đơn kẹp cùng phiếu hoạch toán+ Ủy nhiệm chi hoặc phô tô

Cách 3: Xắp xếp chứng từ theo từng bộ riêng biệt

Cách này thì mỗi nhóm chứng từ được xếp riêng với nhau như:

• Chứng từ ngân hàng: gộp thành 1 tập từ tháng 1-12 với trường hợp ít chứng từ. Trường hợp nhiều chứng từ phát sinh thì mỗi tháng sẽ là một bộ. 
• Phiếu xuất kho: Cũng làm tương tự như với chứng từ ngân hàng, thực hiện đóng thành tập từ tháng 1 đến tháng 12 trong năm phát sinh nếu có nhiều thì mỗi tháng sẽ đóng thành một quyển.
• Bảng phân bổ: TK 142,242,214: Thực hiện tương tự như với chứng từ ngân hàng

Hướng dẫn cách xắp xếp chứng từ khoa hoc 

II. Sắp xếp chứng từ theo cách làm mỗi loại là một bộ chứng từ được xếp theo thứ tự tăng dần ngày tháng phát sinh chứng từ

Các chứng từ độc lập không liên quan với nhau. Trình tư sắp xếp chứng từ kế toán như sau:

1. Nhóm các loại tờ khai thuế theo quý: GTGT, TNCN, MB, báo cáo SDHĐ BC26….gom toàn bộ những chứng từ liên quan đến việc kê khai thuế sẽ được gộp thành một bộ chứng từ hoàn chỉnh từ tháng 1 đến tháng 12 hoặc từ quý 1 đến quy 4 theo quy định.
2. Đối với hóa đơn đầu vào: sắp xếp chứng từ này như sau: theo thứ tự tăng dần tính theo ngày phát sinh như trên tờ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế tạo thành một bộ thứ tự từ tháng 1 đến tháng 12 hoặc tính từ quý 1 đến quý 4
3. Hóa đơn đầu ra:  Khi sắp  xếp chứng từ theo thứ tự tăng dần với ngày giống như tờ khai thuế đã nộp với cơ quan thuế thành 1 bộ chứng từ quy định từ tháng 1 đến tháng 12 hoặc quy định từ quý 1 đến quý 4.
4. Những chứng từ và phiếu thu, phiếu chi: Toàn bộ chứng từ phiếu thu và phiếu chi được đóng thành từng quyển xếp theo thứ từ từ tháng 1 đến tháng 12 nếu doanh nghiệp có nhiều chứng từ thì mỗi tháng đóng thành một quyển từng loại phiếu thu và phiếu chi riêng biệt.

• Đối với các loại chứng từ khác như:
• Chứng từ hoạch toán:
• Chứng từ ngân hàng:
• Phiếu xuất kho:
• Bảng phân bổ: TK 142, TK 242, TK 214

Toàn bộ những chứng từ này được xắp xếp và đóng lại thành một quyển từ theo trình tự từ tháng 1 đến tháng 12 của năm phát sinh.

Nếu số chứng từ trong tháng nhiều có thể đóng thành từng tập tương ứng với mỗi tháng từ tháng 1- tháng 12.

Trên đây là 2 cách xắp xếp chứng từ khoa học được sử dụng nhiều nhất. Các bạn có thể tham khảo áp dụng với chế độ kế toán tại doanh nghiệp mình.

Website tham khảo: Ketoanleanh.com 

 Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!