Quy trình hủy hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn giá trị gia tăng viết sai được phép hủy trong một số trường hợp theo quy định. Việc hủy hóa đơn phải được thực hiện đúng quy trình.

Bài viết sau đây, trung tâm đào tạo kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn quy trình hủy hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định mới nhất.

>>> Xem thêm: Các bước đặt in hóa đơn lần đầu

I.                   MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐƯỢC PHÉP HỦY HÓA ĐƠN

Hóa đơn GTGT được phép hủy trong các TH sau:
 -  TH1: Hoá đơn GTGT đã in nhưng nhà in in sai thông tin doanh nghiệp trên hóa đơn, in trùng số, in thừa hóa đơn thì được phép hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn GTGT.
-  TH2: Doanh nghiệp, tổ chức có hóa đơn, nhưng vì lý do nào đó như thay đổi tên, địa chỉ kinh doanh…không sử dụng hóa đơn đó nữa thì phải hủy những hóa đơn chưa xuất.
 + Doanh nghiệp tự hủy hóa đơn: Thời hạn huỷ là 30 ngày, tính từ ngày doanh nghiệp thông báo hủy hóa đơn với cơ quan thuế.

 + Cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng bắt doanh nghiệp phải hủy, thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày.
- TH 3: Hóa đơn đã lập được phép hủy theo quy định của pháp luật như sai MST, sai ngày, tháng hóa đơn…
Chú ý: Nếu hóa đơn viết sai tên, địa chỉ hoặc sai số hàng hóa, kế toán chỉ cần lập biên bản thu hồi hóa đơn, không cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn (lập theo mẫu biên bản thu hồi hóa đơn).
 Nếu hóa đơn viết sai, hai bên đã kê khai thuế thì kế toán lập biên bản điều chỉnh và xuất hóa đơn điều chỉnh (không phải làm thủ tục hủy hóa đơn)

Lưu ý: Hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án đang được điều tra thì không được phép hủy hóa đơn mà phải được xử lý theo qui định của pháp luật

Các trường hợp được hủy hóa đơn giá trị gia tăng

II. QUY TRÌNH HỦY HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

• Bước 1: Doanh nghiệp lập và gửi thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế.  Thông báo hủy hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số…, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy, theo mẫu số 3.11 ban hành theo thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính.
• Bước 2: Ban giám đốc ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hoá đơn (bao gồm đại diện ban lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán trong doanh nghiệp).

Đối với hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh không phải lập Hội đồng hủy hoá đơn. 

• Bước 3: Lập biên bản kiểm kê hoá đơn cần hủy, trên đó ghi chi tiết: tên, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy (có thể thì ghi rõ số hóa đơn cần hủy).
• Bước 4: Lập biên bản hủy hóa đơn. Trên biên bản hủy hóa đơn phải có đầy đủ chữ ký của các thành viên hội đồng hủy hóa đơn.
• Bước 5: Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn.

Chú ý:
- Hồ sơ hủy hóa đơn phải được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức, hộ, các nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn đó.
- Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải được lập thành 2 bản, một bản lưu tại đơn vị, một bản gửi đến cơ quan thuế (chậm nhất là 5 ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn).