Các bước đặt in hóa đơn lần đầu

Việc đặt in hóa đơn GTGT của doanh nghiệp cần phải tuân thủ đúng quy trình. Thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu gồm 4 bước.

Bài viết sau đây, lớp kế toán thực hành Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn các bước đặt in hóa đơn lần đầu.

>>> Xem thêm: Cách viết hóa đơn GTGT theo quy định mới nhất

Bước 1: Lập và gửi đề nghị xác nhận trước khi đặt in hoá đơn

Trước khi in hóa đơn, doanh nghiệp phải nộp đề nghị xin xác nhận trước khi in cho chi cục thuế hoặc cục thuế quản lý trực tiếp doanh nghiệp.

 

Mẫu đề nghị xác nhận trước khi đặt in

Bước 2: Chi cục thuế đến doanh nghiệp kiểm tra trụ sở

Sau khi nhận được đề nghị xin xác nhận trước khi in, Chi cục thuế sẽ cử cán bộ bộ thuế đến kiếm tra trụ sở chính của doanh nghiệp trên đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn các giấy tờ để thuế kiểm tra như sau:

- Treo biển hiệu mang tên doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính.
- Xác nhận về quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty (Như: hợp đồng thuê nhà, Hợp đồng mượn nhà, hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ hồng) có tên Giám đốc công ty)
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản gốc), Đăng ký mẫu dấu, Dấu tròn công ty.
- Có tài sản chứng minh công ty hoạt động: bàn ghế, sổ sách và các tài sản liên quan như máy tính….
- Hợp đồng kinh tế chứng minh Công ty đã có phát sinh các hoạt động và có nhu cầu xuất hoá đơn cho khách hàng.

Sau khi kiểm tra xong là thấy trụ sở doanh nghiệp là hợp pháp, Chi cục thuế lập Biên bản xác nhận đã kiểm tra trụ sở và cho phép doanh nghiệp được phép đặt in hóa đơn.

Bước 3: Doanh nghiệp tiến hành đặt in hoá đơn

 Doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ nhà in và đặt các công ty in có giấy phép in Hóa đơn.

Khi in hoá đơn, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Bản sao Đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bản phô tô Chứng minh thư của Giám đốc
- Nếu giám đốc có ủy quyền cho người khác đi đặt in hóa đơn thì phải có giấy giới thiệu và chứng minh thư phô tô của người được ủy quyền.
- Biên bản xác nhận cho phép đặt in hóa đơn của Chi cục thuế.

Sau đó tiến hành ký hợp đồng đặt in hóa đơn:
- Ký hợp đồng,
- Thanh toán tiền tạm ứng hợp đồng,
- Thiết kế hóa đơn,
- Khách hàng duyệt thiết kế,
- Tiến hành sản xuất in hóa đơn theo hợp đồng và giao hàng.

Bước 4: Lập và gửi thông báo phát hành hoá đơn

Sau khi có hóa đơn mẫu, doanh nghiệp lập Thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu TB01 – AC theo Thông tư 26/2015/TT-BTC của Bộ tài chính gửi cơ quan thuế.
Doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành hoá đơn đến Chi cục thuế quản lý trực tiếp, bao gồm các giấy tờ sau:
- 03 Thông báo phát hành hoá đơn theo mẫu (đã ký, đóng dấu), 03 Hoá đơn mẫu (mỗi hóa đơn mẫu đủ số liên (thường gồm 03 liên)).
- 01 bản phô tô có công chứng Đăng ký kinh doanh
- Hợp đồng đặt in, Biên bản thanh lý hợp đồng, Biên bản kiểm tra chất lượng.
Lưu ý: Tuỳ từng Chi cục thuế quận/huyện các yêu cầu trên có thể thay đổi khác nhau một chút, vì vậy, doanh nghiệp nên làm việc với Cán bộ quản lý thuế trực tiếp của mình để biết rõ chi tiết.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!