Hướng dẫn quy trình ghi sổ sách kế toán tại doanh nghiệp

Quy trình ghi sổ kế toán là những nghiệp vụ phức tạp, không phải kế toán nào mới vào nghề hay đã làm việc lâu năm đều nắm bắt được đầy đủ. Nếu bạn chưa biết được hết những quy trình ghi sổ kế toán từ khi bắt đầu đến kết thúc 1 năm kế toán cần phải làm những gì tham khảo ngay bài viết hướng dẫn quy trình ghi sổ kế toán do kế toán trưởng tại trung tâm Lê Ánh trình bày tại đây nhé.

>>>xem thêm: Thủ tục đăng ký người phụ thuộc mới nhất

Các doanh nghiệp đêu có những mô hình kế toán nhất định, từ khi mở sổ đến lúc tổng hợp chu kỳ kế toán một cần phải làm những gì  về kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được phân thành 2 nhóm sau:

• -          Sổ kế toán tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái
• -          Sổ kế toán chi tiết gồm: Sổ  sách chứng từ và  thẻ kế toán chi tiết

Theo quy định các loại sổ sách chứng từ doanh nghiệp nhất định phải hoàn thiện trong năm kế toán gồm có: sổ cái, sổ nhật ký chung, các mẫu sổ lưu chuyển tiền tệ, và sổ thẻ kế toán chi tiết… Khi hạch toán các nghiệp vụ  kế toán sẽ có 2 cách ghi sổ sách kế toán được sử dụng nhiều nhất:  là ghi sổ kế toán bằng tay và  ghi sổ sách kế toán trên máy  áp dụng đúng theo quy định về luật kế toán do Bộ Tài Chính quy định.

I. Các hình thức và quy trình ghi sổ kế toán gồm được thực hiện theo các bước sau

 1: Mở sổ trong quy trình ghi sổ kế toán

 Cách mở sổ kế toán được mở vào đầu kỳ kế toán của năm. Với doanh nghiệp mới thành lập thì  quy trình ghi sổ kế toán phải được mở sổ vào ngày thành lập. Giám đốc, người đại diện doanh nghiệp phải ký tươi trước khi mở sổ hoặc ký duyệt vào sổ hay in vào máy tính.

Các loại sổ kế toán phải được in và dùng mẫu in hoặc sổ sách kẻ sẵn, để đóng thành quyển hoặc tờ rời. Sau khi dùng sổ sách kế toán phải đóng thành quyển để lưu lại. Tuy nhiên trước khi sử dụng kế toán phải hoàn thiện đầy đủ các thủ tục sau:

TH1: Áp dụng với kế toán dạng quyển

Trang đầu phải ghi rõ tên của doanh nghiệp, và số thứ tự tưng sổ, tên sổ và tháng sử dụng chứng từ kèm theo họ tên của người giữ và người ghi sổ. Trước khi xuất chứng từ phải được giám đốc  ủy quyền và ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký tờ rơi và được sắp xếp theo thứ tự tài khoản đảm bảo an toàn, thuận tiện, dễ tìm.

TH2: Quy trình ghi sổ kế toán

Khi ghi sổ kế toán phải dựa vào chứng từ kế toán kế toán được kiểm tra và được đảm bảo những quy định về chứng từ kế toán.  Tất cả số liệu phải có đầy đủ chứng từ hợp lý. Một trong các hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng cụ thể trong các trường hợp sau:

•       Ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
• -        Kế toán theo hình thức nhật ký và  sổ cái
• -        Kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
• -       Hình thức kế toán trên máy tính
• -       Hình thức kế toán nhật ký – chứng từ  (lưu ý phương pháp này chỉ áp dụng với doanh nghiệp sử dung theo quyết định 15)

Cần lưu ý với mỗi quy tình ghi sổ kế toán sẽ áp dụng theo những quy định cụt thể về số lượng và kết cấu, mẫu số trình tự và phương pháp và ghi mối quan hệ giữa số sách kế toán. Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị mình mà áp dụng những quy trình kế toán ghi sổ phù hợp.

Hình thứ ghi sổ sách kế toán trên máy tính 

II. Quy trình ghi sổ kế toán áp dụng với hình thức khóa sổ

Sau khi kết thúc kỳ kế toán thì kế toán sẽ tiến hành khóa sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Cần lưu ý việc khóa sổ kế toán phải được áp dụng cả trong những trường hợp tiến hành kiểm kê và thanh tra hoặc những trường hợp khác theo quy định.

TH4: Áp dụng khi sử dụng quy trình kế toán với hình thức khóa sổ kế toán trên máy tính

Nếu phát hiện sai sót khi  làm báo cáo tài chính nộp cho cơ quan nhà nước, phải thực hiện sửa chữa và tính vào sổ kế toán của năm trên máy.

Trường hợp làm xong báo cáo tài chính doanh nghiệp mới phát hiện sai thì tiến hành sửa trực tiếp vào sổ kế toán của năm thực hiện trên máy tính ghi vào dòng cuối sổ của năm có sai xót .

Những trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy tính  đều được thực hiện theo phương pháp “ghi số âm” hoặc phương pháp ghi bổ sung.

Trường hợp quy trình ghi sổ sách kế toán bằng tay thì được thực hiện như sau:

• -          Phương pháp cải chính
• -          Phương pháp ghi sổ âm
• -          Phương pháp ghi bổ sung

TH5: Kế toán phải làm gì khi báo cáo năm 

Được duyệt hoặc khi có thanh tra, kiểm toán có quyết định chính thức nếu phải sửa chữa các số liệu kế toán  thì việc sửa chữa phải được thực hiện vào năm phát hiện sai sót và ghi vào cuối trang  của số kế toán năm trước nếu có sai sót để nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiện đối chiếu và kiểm tra trong toàn bộ quy trình khi ghi sổ kế toán.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!