Kế toán Excel là trở ngại
của rất nhiều người làm nghề, đặc biệt trong việc lập bảng cân đối số phát sinh
trên Excel đơn giản nhất ai cũng biết làm. Các bạn tham khảo bài viết chi tiết
do kế toán Lê Ánh trình bày tại đây nhé.
>>>xem thêm:
Trong Excel bảng cân đối số phát sinh hoặc bảng cân đối tài khoản
nhằm mục đích phản ánh số liệu phát sinh tăng hoặc giảm trong một năm và số liệu
hiện có ở cuối năm như thế nào. Cách tính
tính số phát sinh tăng giảm trong năm và những số liệu hiện có sẽ được
phân loại theo tài sản, đầu nguồn vốn của chủ sở hữu và số nợ phải trả dựa trên
doanh thu và những thu nhập khác dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp.
I. Cách lập bảng cân đối số phát sinh
trên Excel cơ bản nhất
Mẫu bảng Cân đối số
phát sinh theo quy định:
Mẫu bảng Cân đối số
phát sinh
Cột 1: Số hiệu tài khoản:
Kế toán sẽ điền mẫu số hiệu tài khoản cấp một
và tài khoản cấp 2 doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo để ghi lại số liệu.
Cột 2: Tên tài khoản:
Kế toán điền từng tên
và loại tài khoản mà kế toán và DN đang sử dụng.
Cột 3, 4 Số dư đầu kỳ:
Kế toán sẽ đinh hướng
và phản ánh rõ số dư đầu kỳ ở năm theo từng tài khoản theo phân loại tài khoản
Có.
Số liệu điền vào bảng cân đối phát sinh tính
trên sổ cái hoặc dựa vào sổ nhật ký và sổ cân đối phát sinh, dựa vào số liệu được
ghi tại cột số 7, 8 trong bảng cân đối tài khoản từ năm trước.
Cột 5, 6 tính về số
phát sinh trong kỳ:
Dựa vào tổng phát sinh
bên nợ và số phát sinh từ bên Có của tài khoản trong kỳ báo cáo.
Số liệu này để ghi vào
tổng phát sinh Nợ và Có trong từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc ở nhật ký số
cái trong kỳ báo cáo.
Cột số 7, 8 trong dòng
Số dư cuối kỳ
Kế toán dùng phản ánh số
dự Nợ và Có cuối kỳ và số dư này tính theo từng khoản mục của kỳ báo cáo.
– Số liệu ghi trong bảng
cân đối phát sinh sẽ được tính cụ thể như sau:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu
kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm
II. Hướng dẫn cách lập bảng cân đôi số phát sinh trên Excel
Bảng cân đối tài khoản
trên Excel theo mẫu như hình minh họa ở phần 1được minh họa các bước cụ thể như
sau:
2.1. Cột Mã tài khoản
và Tên Tài khoản: Kế toán dùng hàm
Vlookup hoặc Copy từ Danh mục tài khoản về (Lưu ý với tài khoản cấp 2 của các
tài khoản thuộc nhóm TK333)
Lưu ý: Cần lưu ý đảm bảo
rằng danh mục những tài khoản này phải luôn được cập nhật thông tin về TK Khách
hàng đầy đủ và chi tiết.
2.2. Cột dư Nợ đầu kỳ
và dư Có ở đầu kỳ: Kế toán sử dụng hàm Vlookup trên phần số dư đầu kỳ trong bảng
cân đối số phát sinh Tháng 1 hoặc số dư cuối kỳ trước về (Phần dư đầu kỳ)
Ví dụ: Bảng cân đối số phát sinh năm 2014, doanh
nghiệp sử dụng mẫu bảng cân đối số phát sinh như dữ liệu trên. Nếu sử dụng hàm
Vlookup tìm kiếm giá trị số dư đầu kỳ bên Nợ phát sinh TK1111:
cách lập bảng
cân đối tài khoản trên Excel
Tại cột 3, số dư Nợ đầu
kỳ của TK 1111
=VLOOKUP (A7,’CĐPS
2014’!$A$4:$H$142,7,1)
Chú thích: A7: l Mã Tài
khoản
‘CĐPS
2014’!$A$4:$H$142: làm bảng cân đối phát sinh năm 2014
7: Giá trị ô cần lấy
trong bảng CĐPS năm 2014, chính là số dư Nợ cuối năm 2014
1: Tìm giá trị tương đối
trong bảng cân đối phát sinh
Đối với số dư Có đầu kỳ, Giá trị cần lấy là ô
số 8 trong bảng CĐPS năm 2014 còn những tài khoản khác chỉ cần copy nguyên công
thức xuống là xong.
(Giá trị đầu kỳ năm 2015 là giá trị cuối kỳ
năm 2014 chuyển sang)
2.3 Ghi nhận về cột phát sinh nợ và cột phát sinh
có ở kỳ, nếu bạn sử dụng SUMIF để tổng hợp số liệu của bảng Nhật ký chung của từng
tháng sang thì trên (dãy ô điều kiện vẫn là cột
TK Nợ/ TK Có).
Ví dụ cụ thể: Năm 2014,
doanh nghiệp sử dụng mẫu bảng cân đối phát sinh để tính tổng số phát sinh trong
kỳ bên có của TK 1111 sẽ phải sử dụng hàm SUMIF như sau:
Hướng dẫn cách lập bảng
cân đối tài khoản trên Excel
Cột 6, ghi nhân số tài
liệu phát sinh trong kỳ ở bên có TK1111:
=SUMIF(‘NKC&SC’!H4:H2250,CĐPS2015!A7,’NKC
& SC’!I4:I2250)
Trong đó:
‘NKC &
SC’!H4:H2250: cột bên Có của sổ Nhật ký chung
CĐPS2015!A7: Ghi nhận
tài khoản tính tổng TK1121
NKC &
SC’!I4:I2250: Ghi nhận vùng tính tổng tức
là số tiền phát sinh trên sổ nhật ký chung
Ghi nhận cách làm giống
như vậy với cột phát sinh trong kỳ bên Nợ của TK1111
Copy công thức với những
tài khoản còn lại.
2.4 Số dư cuối kỳ
Cột Nợ = Max (Số dư Nợ
đầu kỳ + Số PS Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số PS Có trong kỳ, 0)
Cột Có = Max (Số dư Có
đầu kỳ + Số PS Có trong kỳ – Số dư Nợ đầu lỳ – Số PS Nợ trong kỳ, 0)
Ví dụ, Trong năm 2014,
kế toán của doanh nghiệp sẽ dử dụng mẫu của bảng cân đối phát sinh như trên. Để
tính giá trị Số dư Nợ cuối kỳ của TK 1111cần sử dụng hàm Max
Hướng dẫn cách lập bảng
cân đối phát sinh
Tại cột 7, Số dư cuối
năm bên Nợ của TK 111:
=MAX (C7+E7-D7-F7, 0)
Trong đó:
C7: Số dư đầu kỳ bên Nợ
TK 1111
E7: Phát sinh trong kỳ
bên Nợ TK 1111
D7: Số dư đầu kỳ bên Có
TK1111
F7: Phát sinh trong kỳ
bên Có TK1111. Đối với những tài khoản
khác chỉ cần copy công thức tương tự.
2.5. Dùng hàm SUBTOTAL
tính lại tổng cho từng TK cấp 1 (Chỉ cần tính cho những tài khoản có phát sinh)
Cú pháp = Subtotal(9,
dãy ô cần tính)
Lưu ý: Sử dụng hàm
SUBTOTAL cho TK 333
Ví dụ cụ thể
trong năm 2014, doanh nghiệp sử dụng
mẫu cân đối và số phát sinh như bảng trong như bảng số liệu sử dụng hàm
SUBTOTAL để tính tổng cho TK1111:
Hướng dẫn cách lập bảng
cân đối tài khoản
Các Tài khoản còn lại,
các bạn áp dụng tương tự như TK1111
3. Những lưu ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh tài khoản trên Excel
Trên CĐPS thì tổng phát
sinh bên Nợ sẽ ghi nhận bằng tổng phát sinh Có
Các tài khoản loại 1 và
loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số TK131, TK 214,.,
Các tài khoản đầu 3 và
đầu 4 không có số dư Nợ, trừ một số TK331,
TK3331, TK 421,..
Đối với những TK từ đầu 5 đến 9 cuối kỳ không
có số dư.
TK 112 yêu cầu khớp với
Sổ phụ ngân hàng/Sao kê ngân hàng
TK 133, 3331 yêu cầu khớp
với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
TK 131 và TK 331 cần khớp
với bảng tổng hợp công nợ
TK 152, 153, 155, 156 cần
khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho
TK 211, 213, 214 cần khớp
với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211, 213
Trên đây là toàn bộ những
bảng cân đối số dư và phát sinh cuối kỳ trên Excel nhanh nhất để các bạn tham
khảo.
Website tham khảo: Ketoanleanh.com
Bài viết liên quan:
Không có nhận xét nào: