Header ads

» » Cách lập bảng cân đối số phát sinh trên Excel đơn giản nhất

Kế toán Excel là trở ngại của rất nhiều người làm nghề, đặc biệt trong việc lập bảng cân đối số phát sinh trên Excel đơn giản nhất ai cũng biết làm. Các bạn tham khảo bài viết chi tiết do kế toán Lê Ánh trình bày tại đây nhé. 

Trong Excel bảng cân đối số phát sinh  hoặc bảng cân đối tài khoản nhằm mục đích phản ánh số liệu phát sinh tăng hoặc giảm trong một năm và số liệu hiện có ở cuối năm như thế nào. Cách tính  tính số phát sinh tăng giảm trong năm và những số liệu hiện có sẽ được phân loại theo tài sản, đầu nguồn vốn của chủ sở hữu và số nợ phải trả dựa trên doanh thu và những thu nhập khác dựa trên kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
I. Cách lập bảng cân đối số phát sinh trên Excel cơ bản nhất
Mẫu bảng Cân đối số phát sinh theo quy định:

Mẫu bảng Cân đối số phát sinh
Cột 1: Số hiệu tài khoản:
 Kế toán sẽ điền mẫu số hiệu tài khoản cấp một và tài khoản cấp 2 doanh nghiệp sử dụng trong năm báo cáo để ghi lại số liệu.
 Cột 2: Tên tài khoản:
Kế toán điền từng tên và loại tài khoản mà kế toán và DN đang sử dụng.
Cột 3, 4 Số dư đầu kỳ:
Kế toán sẽ đinh hướng và phản ánh rõ số dư đầu kỳ ở năm theo từng tài khoản theo phân loại tài khoản Có.
Số liệu điền vào bảng cân đối phát sinh tính trên sổ cái hoặc dựa vào sổ nhật ký và sổ cân đối phát sinh, dựa vào số liệu được ghi tại cột số 7, 8 trong bảng cân đối tài khoản từ năm trước.
Cột 5, 6 tính về số phát sinh trong kỳ:
Dựa vào tổng phát sinh bên nợ và số phát sinh từ bên Có của tài khoản trong kỳ báo cáo.
Số liệu này để ghi vào tổng phát sinh Nợ và Có trong từng tài khoản ghi trên sổ cái hoặc ở nhật ký số cái trong kỳ báo cáo.
Cột số 7, 8 trong dòng Số dư cuối kỳ
Kế toán dùng phản ánh số dự Nợ và Có cuối kỳ và số dư này tính theo từng khoản mục của kỳ báo cáo.
– Số liệu ghi trong bảng cân đối phát sinh sẽ được tính cụ thể như sau:
Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm

II.        Hướng dẫn cách lập bảng cân đôi số phát sinh trên Excel

Bảng cân đối tài khoản trên Excel theo mẫu như hình minh họa ở phần 1được minh họa các bước cụ thể như sau:
2.1. Cột Mã tài khoản và Tên Tài khoản:  Kế toán dùng hàm Vlookup hoặc Copy từ Danh mục tài khoản về (Lưu ý với tài khoản cấp 2 của các tài khoản thuộc nhóm  TK333)
Lưu ý: Cần lưu ý đảm bảo rằng danh mục những tài khoản này phải luôn được cập nhật thông tin về TK Khách hàng đầy đủ và chi tiết.
2.2. Cột dư Nợ đầu kỳ và dư Có ở đầu kỳ: Kế toán sử dụng hàm Vlookup trên phần số dư đầu kỳ trong bảng cân đối số phát sinh Tháng 1 hoặc số dư cuối kỳ trước về (Phần dư đầu kỳ)
Ví dụ:  Bảng cân đối số phát sinh năm 2014, doanh nghiệp sử dụng mẫu bảng cân đối số phát sinh như dữ liệu trên. Nếu sử dụng hàm Vlookup tìm kiếm giá trị số dư đầu kỳ bên Nợ phát sinh TK1111:

cách lập bảng cân đối tài khoản trên Excel 
Tại cột 3, số dư Nợ đầu kỳ của TK 1111
=VLOOKUP (A7,’CĐPS 2014’!$A$4:$H$142,7,1)
Chú thích: A7: l Mã Tài khoản
CĐPS 2014’!$A$4:$H$142: làm bảng cân đối phát sinh năm 2014
7: Giá trị ô cần lấy trong bảng CĐPS năm 2014, chính là số dư Nợ cuối năm 2014
1: Tìm giá trị tương đối trong bảng cân đối phát sinh
 Đối với số dư Có đầu kỳ, Giá trị cần lấy là ô số 8 trong bảng CĐPS năm 2014 còn những tài khoản khác chỉ cần copy nguyên công thức xuống là xong.
 (Giá trị đầu kỳ năm 2015 là giá trị cuối kỳ năm 2014 chuyển sang)
2.3  Ghi nhận về cột phát sinh nợ và cột phát sinh có ở kỳ, nếu bạn sử dụng SUMIF để tổng hợp số liệu của bảng Nhật ký chung của từng tháng sang thì trên (dãy ô điều kiện vẫn là cột  TK Nợ/ TK Có).
Ví dụ cụ thể: Năm 2014, doanh nghiệp sử dụng mẫu bảng cân đối phát sinh để tính tổng số phát sinh trong kỳ bên có của TK 1111 sẽ phải sử dụng hàm SUMIF như sau:

Hướng dẫn cách lập bảng cân đối tài khoản trên Excel 
Cột 6, ghi nhân số tài liệu phát sinh trong kỳ ở bên có TK1111:
=SUMIF(‘NKC&SC’!H4:H2250,CĐPS2015!A7,’NKC & SC’!I4:I2250)
Trong đó:
‘NKC & SC’!H4:H2250: cột bên Có của sổ Nhật ký chung
CĐPS2015!A7: Ghi nhận tài khoản tính tổng TK1121
NKC & SC’!I4:I2250:  Ghi nhận vùng tính tổng tức là số tiền phát sinh trên sổ nhật ký chung
Ghi nhận cách làm giống như vậy với cột phát sinh trong kỳ bên Nợ của TK1111
Copy công thức với những tài khoản còn lại.
2.4 Số dư cuối kỳ
Cột Nợ = Max (Số dư Nợ đầu kỳ + Số PS Nợ trong kỳ – Số dư Có đầu kỳ – Số PS Có trong kỳ, 0)
Cột Có = Max (Số dư Có đầu kỳ + Số PS Có trong kỳ – Số dư Nợ đầu lỳ – Số PS Nợ trong kỳ, 0)
Ví dụ, Trong năm 2014, kế toán của doanh nghiệp sẽ dử dụng mẫu của bảng cân đối phát sinh như trên. Để tính giá trị Số dư Nợ cuối kỳ của TK 1111cần sử dụng hàm Max

Hướng dẫn cách lập bảng cân đối phát sinh 
Tại cột 7, Số dư cuối năm bên Nợ của TK 111:
=MAX (C7+E7-D7-F7, 0)
Trong đó:
C7: Số dư đầu kỳ bên Nợ TK 1111
E7: Phát sinh trong kỳ bên Nợ TK 1111
D7: Số dư đầu kỳ bên Có TK1111
F7: Phát sinh trong kỳ bên Có TK1111. Đối  với những tài khoản khác chỉ cần copy công thức tương tự.
2.5. Dùng hàm SUBTOTAL tính lại tổng cho từng TK cấp 1 (Chỉ cần tính cho những tài khoản có phát sinh)
Cú pháp = Subtotal(9, dãy ô cần tính)
Lưu ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333
Ví dụ cụ thể  trong năm 2014, doanh nghiệp  sử dụng mẫu cân đối và số phát sinh như bảng trong như bảng số liệu sử dụng hàm SUBTOTAL để tính tổng cho TK1111:

Hướng dẫn cách lập bảng cân đối tài khoản
Các Tài khoản còn lại, các bạn áp dụng tương tự như TK1111

3. Những lưu ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh tài khoản trên Excel

Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ sẽ ghi nhận bằng tổng phát sinh Có
Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một số TK131, TK 214,.,
Các tài khoản đầu 3 và đầu 4 không có số dư Nợ, trừ một số TK331,  TK3331, TK 421,..
 Đối với những TK từ đầu 5 đến 9 cuối kỳ không có số dư.
TK 112 yêu cầu khớp với Sổ phụ ngân hàng/Sao kê ngân hàng
TK 133, 3331 yêu cầu khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
TK 131 và TK 331 cần khớp với bảng tổng hợp công nợ
TK 152, 153, 155, 156 cần khớp với dòng tổng cộng trên Báo cáo NXT kho
TK 211, 213, 214 cần khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211, 213
Trên đây là toàn bộ những bảng cân đối số dư và phát sinh cuối kỳ trên Excel nhanh nhất để các bạn tham khảo.
Website tham khảo: Ketoanleanh.com

About Unknown

Hi there! I am Hung Duy and I am a true enthusiast in the areas of SEO and web design. In my personal life I spend time on photography, mountain climbing, snorkeling and dirt bike riding.
«
Next
Bài đăng Mới hơn
»
Previous
Bài đăng Cũ hơn

Không có nhận xét nào:

Leave a Reply

DỊCH VỤ KẾ TOÁN

ẢNH CÁC KHÓA HỌC