CÁCH XỬ LÍ CHI PHÍ CÔNG TÁC MỘT CÁCH HỢP LÝ

Cách xử lý chi phí công tác hợp lý

         Một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều khoản chi phí trong đó có chi phí công tác. Để ghi nhận chi phí công tác hợp lí, các kế toán nên làm theo hướng dẫn sau , hướng dẫn của giảng viên của Kế toán Lê Ánh.

I. YÊU CẦU GHI NHẬN CHI PHÍ CÔNG TÁC LÀ CHI PHÍ HỢP LÝ.

Doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp minh chứng cho các khoản chi công tác.

Cụ thể như sau:

1. Quyết định cử đi công tác (Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện).

2. Các hóa đơn, chứng từ trong quá trình đi công tác như: Vé máy bay, thẻ lên máy bay (cùi vé), vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi, hóa đơn ăn uống….(Ghi nhớ nếu hóa đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản)

Xem thêm: Mẫu Quyết định cử đi công tác

3. Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty có quy định về mức chi công tác.

4. Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.

Xem thêm: Mẫu Giấy đi đường mới nhất theo thông tư 200.

II. Định mức về chi phí công tác

Từ ngày 6/8/2015 Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

- Nếu DN có khoán phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.

- Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, DN được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Cụ thể như sau:

"2.9. Chi phụ cấp tàu xe đi nghỉ phép không đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động.

- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp hàng hóa, dịch vụ giao xuất.

- Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác.

- Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp cho phép người lao động được phép thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng thẻ ngân hàng do cá nhân là chủ thẻ và khoản chi này sau đó được doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động.

- Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác (bao gồm công tác trong nước và công tác nước ngoài) nếu có phát sinh chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, chi phí mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

III. Chia sẻ kinh nghiệm khi làm việc với cơ quan Thuế

Khi làm việc với cơ quan Thuế, họ sẽ hỏi rất nhiều câu hỏi liên quan đến các chứng từ mà bạn cung cấp, quan điểm là bạn phải có bằng chứng cho những câu trả lời mà bạn đưa cho họ. Về mặt chứng từ bạn cần làm 2 việc sau:

1. Chuẩn bị bằng chứng cho những câu trả lời của những câu hỏi mà cơ quan Thuế đưa ra.
2. Chuẩn bị đầy đủ chứng từ kèm theo như mục I

Ví dụ: Nội dung đi công tác là gì (ký hợp đồng hay trao đổi công việc)? Căn cứ gì để quyết định đi công tác (thư mời của đối tác, công văn về nội dung chuyến đi công tác này)? Biên bản cuộc họp hoặc hợp đồng ký kết đâu? Hoặc nếu là đi đòi nợ thì bạn nhớ phải mang biên bản đối chiếu kẹp vào, không là dễ bị loại chi phí luôn lắm đó.

Do vậy bạn hãy chuẩn bị câu trả lời cho chứng câu hỏi trên bằng văn bản (ví dụ làm biên bản cuộc họp hoặc hợp đồng ký kết kẹp theo bộ chứng từ vé máy bay), chắc chắn nó sẽ rất giúp ích cho bạn.

Bạn cần nhớ, bất cứ chi phí gì bạn đã đưa vào chi phí hợp lý thì bạn phải hiểu rõ nó, phải thu thập đầy đủ chứng từ nhất có thể để chứng minh, không nên bỏ qua cái gì cả, và phải nghĩ sẵn các câu trả lời và lý lẽ phản biện cho các câu hỏi mà cơ quan thuế có thể sẽ vặn vẹo bạn, dù nó đi quá sâu vào nội bộ công ty bạn.
Tóm lại, bạn phải xác định là: khi đã đưa vào chi phí hợp lý, phải chuẩn bị đủ bằng chứng chứng minh cho nội dung mà các bạn đưa ra.

Để biết nhiều hơn những kinh nghiệm xử lý ngoài thực tế, mời các bạn tham gia khóa học Kế toán tổng hợp thực hành hoặc khóa học kế toán Thuế chuyên sâu để được các Kế toán trưởng giỏi tại Kế toán Lê Ánh hướng dẫn chi tiết cách làm.

(xem thêm; Các công tác kế toán phải làm khi mua hàng)

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

HOTLINE: 0904 84 88 55 (Mrs Ánh)

(Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)