Hướng dẫn chi tiết cách định khoản qua ví dụ

Định khoản là một bước quan trọng để phản ánh nghiệp vụ kế toán. Để định khoản nhanh và chính xác cần tuân thủ theo 5 bước định khoản.

>>> Xem thêm: 5 Bước định khoản kế toán dễ hiểu
Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại lớp học đào tạo kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách định khoản qua các ví dụ:

Ví dụ 1: Khách hàng trả tiền mua hàng chịu từ kỳ trước bằng tiền mặt 10.000
- Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Nhận thấy ở đây có khách trả tiền mua chịu từ kỳ trước, tức đối với chúng ta, đây là một khoản phải thu khách hàng.
Khách hàng trả bằng tiền mặt, vậy liên quan đến chúng ta là tiền mặt
- Bước 2: Xác định tài khoản của đối tượng
Tra bảng hệ thống tài khoản kế toán (Theo Thông tư 200/2014/TT/BTC)
TK 131: Phải thu khách hàng
TK 111: Tiền mặt
- Bước 3: Xác định biến động của tài khoản
Khách hàng trả tiền, vậy khoản nợ của họ với chúng ta giảm xuống, đồng nghĩa Phải thu khách hàng giảm.
Chúng ta thu tiền mặt của khách hàng, vậy tiền mặt tăng lên.
TK 131 và TK 111 đều thuộc loại tài sản. Vậy đây là quan hệ đối ứng số 3 (Tài sản tăng thì tài sản giảm)
- Bước 4: Gán Nợ và Có cho các tài khoản
Đối với loại tài khoản 1 và 2, nếu tăng ghi bên Nợ, nếu giảm ghi bên Có
Vậy, ghi Nợ TK 111, ghi Có TK 131
- Bước 5: Hoàn thành định khoản
Nợ TK 111: 10.000
      Có TK 131: 10.000

Ví dụ 2: Dùng tiền gửi ngân hàng để mua TSCĐ hữu hình 40.000 (giá chưa bao gồm thuế GTGT 10%), chi phí vận chuyển bốc dỡ đơn vị chi hết 220 tiền mặt (đã bao gồm 10% thuế GTGT)
- Bước 1: Xác định các đối tượng, bao gồm:
Tiền gửi ngân hàng, TSCĐ hữu hình, chi phí vẫn chuyển, bốc dỡ, tiền mặt, thuế GTGT đầu vào
- Bước 2: Xác định tài khoản của đối tượng
TK 112: Tiền gửi ngân hàng
TK 211: TSCĐ hữu hình (theo phương pháp tính giá, chi phí vận chuyển, bốc dỡ được tính vào nguyên giá TSCĐ)
TK 133: thuế GTGT đầu vào
TK 111: Tiền mặt
- Bước 3: Xác định biến động của tài khoản
Mua thêm TSCĐ hữu hình => Giá trị TSCĐ hữu hình tăng lên, làm tăng thuế GTGT đầu vào
Dùng tài khoản ngân hàng thanh toán cho TSCĐ => Giảm giá trị TGNH
Dùng tiền mặt trả cho chi phí vận chuyển => Giảm giá trị tiền mặt
- Bước 4: Gán Nợ và Có cho các tài khoản
Ghi Nợ TK 211, TK 133
Ghi Có TK 112, TK 111
- Bước 5: Hoàn thành định khoản
Nợ TK 211: 40.200 (=40.000 + 220/1,1)
Nợ TK 133:   4.020 (=40.000*10% + 20)
      Có TK 112: 44.000

            Có TK 111:      220

Ví dụ 3: Dùng tiền gửi NH trả nợ người bán 30.000 và rút về quĩ tiền mặt 20.000
- Bước 1: Xác định đối tượng
Tiền mặt
Tiền gửi ngân hàng
Trả nợ người bán, tương đương với tài khoản phải trả người bán
- Bước 2: Xác định tài khoản của đối tượng
TK 111: Tiền mặt
TK 112: TGNH
TK 331: Phải trả người bán
- Bước 3: Xác định biến động của tài khoản
Trả nợ cho người bán, giá trị khoản phải trả người bán giảm xuống
Dùng tiền trả nợ, giá trị TGNH giảm xuống. Rút tiền khỏi tài khoản, TGNH giảm xuống
Rút TGNH về quỹ tiền mặt, giá trị tiền mặt tăng lên
- Bước 4: Gán Nợ và Có cho tài khoản
Ghi Nợ TK 331 (tài khoản loại 3 và 4 khi giảm ghi bên Nợ)
Ghi Nợ TK 111
Ghi Có TK 112
- Bước 5: Hoàn thành định khoản
Nợ TK 331: 30.000
Nợ TK 111: 20.000
      Có TK 112: 50.000

Ví dụ 4: Dùng tiền mặt trả lương cho CNV 20.000
- Trả lương cho công nhân viên tương đương khoản Phải trả người lao động
- Khi trả lương, tức doanh nghiệp hết nợ NLĐ, khoản này giảm giá trị, đồng thời tiền mặt cũng giảm
Nợ TK 334: 20.000
      Có TK 111: 20.000

Trên đây là những ví dụ đơn giản nhất để áp dụng vào các phẩn định khoản phức tạp hơn. Tuy nhiên, với các định khoản phức tạp, bạn có thể bóc tách thành các nghiệp vụ nhỏ hơn để đơn giản việc định khoản.

Ngoài ra, nếu muốn có thêm kiến thức về phần định khoản, bạn có thể tham khảo những phần hướng dẫn nghiệp vụ tại website của Kế toán Lê Ánh.
Hoặc bạn có thể tham gia khóa học Nguyên lý kế toán trong thời gian tới của lớp học.

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

  Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường

(Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)