Kỹ năng kiểm tra tính hợp lý của chi phí lương

Chi phí lương trong doanh nghiệp là phần hành kế toán có tính phức tạp nhất bởi doanh  nghiệp thường có nhiều hình thức trả lương cho người lao động khác nhau và người lao động cũng thường xuyên thay đổi.

Để chi phí lương được coi hợp lý, hợp lệ, bạn kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan. Bài viết dưới đây, các giảng viên từ lớp học kế toán tổng hợp sẽ tổng hợp các kỹ năng kiểm tra tính hợp lý của chi phí lương.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm hay kiểm tra số dư tài khoản 112

I.                   KIỂM TRA ĐỘ CHÍNH XÁC CỦA SỐ LIỆU TRÊN TÀI KHOẢN 334

Muốn kiểm tra độ chính xác về số liệu được phản ánh ở tài khoản 334, kế toán phải đối chiếu giữa sổ cái TK 334 với bảng cân đối số phát sinh và bảng tính lương trong kỳ của doanh nghiệp.

Cách đối chiếu như sau:

- Đối chiếu số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên sổ cái = Số dư nợ đầu kỳ TK334 trong bảng cân đối tài khoản,
- Tổng số Phát sinh bên Có TK 334 ở sổ cái = Tổng Số phát sinh bên Có TK334 trên bảng cân đối số tài khoản = Tổng phát sinh thu nhập được thể hiện trong Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
- Tổng phát sinh bên Nợ TK 334 = Tổng lương đã thanh toán + các khoản giảm trừ (bảo hiểm, thuế TNCN) + các khoản tạm ứng,
- Số dư Có cuối kỳ của TK 334 ở sổ cái = số dư Có cuối kỳ TK 334 trên bảng cân đối tài khoản,
- Kiểm tra tất cả các bút toán hoạch toán tiền lương xem đã khớp với sổ sách không.

Kiểm tra số liệu trên tài khoản 334

II. KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ NGƯỜI LAO ĐỘNG

Bộ chứng từ đầy đủ chứng minh các khoản chi cho người lao động bao gồm:

-         CMT bản photo của lao động kèm theo Hợp đồng lao động ký với doanh nghiệp,

-         Bảng chấm công hàng tháng,

-         Bảng tính và thanh toán lương kèm theo bảng chấm công,

-         Bảng tính và thanh toán lương làm thêm giờ (Nếu có),

-         Phiếu chi thanh toán lương, hoặc nếu thanh toán qua ngân hàng có đầy đủ chứng từ ngân hàng (UNC, giấy báo Nợ, sổ phụ),

-         Phụ lục hợp đồng lao động hoặc quyêt định tăng lương của giám đốc nếu nhân viên được tăng lương,

-         Tất cả các chứng từ trên đều phải có ký tá đầy đủ,

-         Danh sách nhân viên được đăng ký MST cá nhân, nếu có nhân viên mới doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên.

-         Hồ sơ đầy đủ của người lao động (bao gồm: giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe, bằng cấp liên quan…) thì càng tốt.

-         Quy chế tài chính của công ty, thỏa ước lao động tập thể.
 Tờ khai:

-         Tờ khai quyết tóan thuế thu nhập cá nhân cuối năm,

-         Nếu có phát sinh hàng quý, có tờ khai thuế TNCN tháng quý,

-         Các chứng từ nộp thuế TNCN (nếu có).

III.             CHÚ Ý VỀ CÁC KHOẢN KHÁC THANH TOÁN CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG

- Đối với lao động có hợp đồng làm việc ngắn hạn (dưới 03 tháng) và có lương từ 2.000.000 đồng/tháng trở lên thì trước khi trả lương cho người lao động, doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân.

DN không phải khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân trong các trường hợp sau:

+ Mỗi lần thanh toán cho người lao động dưới 2.000.000 đồng/tháng
+ Người lao động có duy nhất một thu nhập, có mã số thuế cá nhân và làm bản cam kết 02.

+ Tối đa trong một năm chỉ được ký hợp đồng ngắn hạn 2 lần với một lao động.
+ Kể cả trường hợp trong năm người lao động không phát sinh thuế TNCN do mức lương chưa đến mức phải nộp thuế thì cuối năm, kế toán vẫn phải quyết toán thuế TNCN cho họ.

-         Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, doanh nghiệp phải nộp bảo hiểm cho họ.

-         Về mức phụ cấp ăn trưa: Mức phụ cấp ăn trưa tối đa trả cho người lao động không phải chịu thuế TNCN từ 15/10/2016 là 730.000 đồng/người/tháng, trước ngày 15/10/2016  tối đa là 680.000 đồng/tháng.

-         Mức phụ cấp trang phục bằng tiền: tối đa là 5.000.000 đồng/người/năm.

-         Các khoản phúc lợi khác trả cho người lao động như: hiếu, hỉ, sinh nhật… tối đa không quá 1 tháng lương thực hiện của người lao động trong năm.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!