Quy định về tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ

Khi sử dụng hóa đơn để tranh mắc phải lỗi sử hóa đơn sai quy định không hợp lệ, hợp lý các bạn cần hiểu và phân biệt được thế nào là hóa đơn hợp pháp và tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ thể hiện như thế nào. Kế toán Lê Ánh xin gửi đến bạn đọc bài viết hướng dẫn chi tiết về tính hợp lệ của hóa đơn  chứng từ trong bài viết này  để bạn đọc hiểu rõ hơn khi sử dụng hóa đơn thanh toán.

>>>xem thêm: Doanh nghiệp bị đóng mã số thuế xuất hóa đơn như thế nào

Hóa đơn được xem bằng chứng kế toán quan  trọng nhất trong mọi nghiệp vụ thanh toán thu chi và mua hàng hóa bất kỳ đơn vi, tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp nào cũng cần để làm căn cứ hạch toán và tính thuế truy thu trách nhiệm của mình với cơ quan thuế sau này

Sử dụng hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn khống của doanh nghiệp mua bán hóa đơn, bỏ trốn, ngừng kinh doanh… sẽ gây ra nhiều hậu quả phạt vi phạm tài chính và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

I.  Quy định về tính hợp pháp với hóa đơn chứng từ

Hóa đơn chứng từ hợp pháp là hóa đơn được in và xuất ra  theo các quy định pháp luật

Có 2 loại hóa đơn chính là hóa đơn do Bộ Tài Chính ban hành và hóa đơn do doanh nghiệp tự in theo quy định, đã được cấp phép lưu hành trên thi trường. Những hóa đơn không thuộc diên quy định nêu trên sẽ là hóa đơn không hợp pháp: hóa đơn giả, hết hạn, bị đóng mã số thuế, của doanh nghiệp ngừng hoạt động, bỏ trốn, công ty mua bán hóa đơn….

Ngoài những vấn đè trên nhiều doanh nghiệp gặp phải trường hợp sau: Giao dịch và mua bán hó đơn thật, có hóa đơn đầy đủ, và minh bạch, thanh toán qua ngân hàng nhưng vẫn gặp phải tình huống sau:

Hàng hóa dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp không nằm trong danh mục đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đó.

Doanh nghiệp mua bán hóa đơn, dịch vụ thuộc diện tạm dừng kinh doanh hoặc đang bỏ trốn của cơ quan thuế sẽ không được sử dụng hóa đơn của đơn vị đó, bị coi là hóa đơn bất hợp pháp)

 Ngoài ra thêm vào những trường hợp doanh nghiệp tự ý ngừng báo cáo với cơ quan thuế mà  không có công văn xin tạm dừng, hay làm công văn xin tạm dừng nhưng bị hết thời gian  hoạt động hoặc doanh nghiệp có làm công văn xin tạm dừng hoạt động kinh doanh, tuy nhiên hết thời gian quy định về tạm ngừng hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp vẫn không thực hiện tiếp các bước tiếp trong trường hợp này cũng sẽ nảy sinh hóa đơn đầu vào là bất hợp pháp. 

Tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ theo quy định pháp luật 

II.     Tính hợp lý về tính hợp lý của chứng từ

Tính hợp lý của hóa đơn, chứng từ thể hiện trong nôi dung hàng hóa dịch vụ, số tiền, cách ghi nhận các chỉ tiêu trên hóa đơn… có phù hợp với đăng ký kinh doanh và nội dung trao đối mua bán hay không khi có thanh tra doanh nghiệp có thể giải trình được với cơ quan thuế Vi dụ như doanh nghiệp làm dịch vụ tư vấn đào tạo không thể xuất hóa đơn với nội dung cho thuê xe tự lái hay xuất điều hòa, máy lạnh được mặc dù chứng minh đây là hóa đơn có nguồn gốc rõ ràng nhưng không có tính hợp lý. Nếu cơ quan thuế kiểm tra sẽ bị coi là hóa đơn không hợp pháp.

III.      Tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn chứng từ hợp lệ được coi là hóa đơn đáp ứng đầy đủ các chỉ tiêu đã ghi trên hóa đơn. Không mắc phải những sai phạm thường gặp sau:

-   Sai màu mực sử dụng trên hóa đơn: sử dụng mực đỏ, mực chì, mực phai…

-  Hóa đơn ghi sai ngày tháng trên hóa đơn, sai tên doanh nghiệp mã số thuế hoặc mẫ số thuế của doanh nghiệp..

-   Tính sai lệch thông tin về số tiền hàng: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế..

-  Trên hóa đơn thiếu tên, ngày tháng, chữ ký của đơn vị mua và bán hàng hóa. Đối với trường hợp doanh nghiệp không mua hàng trực tiếp thì ghi theo hình thức như: bán hàng qua điện thoại, bán hàng qua Internet, chứ tuyệt đối không để phần thông tin người mua, bỏ trống

-   Trên hóa đơn không có dấu của đơn vị bán. Trừ một số trường hợp đăc biệt theo quy định pháp luật do đặc thù kinh doanh đã đăng ký riêng với cơ quan thuế như: điện, nước, cước viễn thông, hóa đơn vé máy bay…

Như vậy, tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ là phải đáp ứng đủ các tiêu chí: Hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn chứng từ  khi kê khai và đăng ký kinh doanh.  Với những hóa đơn đầu vào không đáp ứng đủ các tiêu chí trên sẽ bị loại khi cơ quan thuế thanh tra. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng theo quy định để tránh phiền phức sau này.  

Website tham khảo: Ketoanleanh.com 

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!